Протокол. Добавление решений членов комиссии по каждой заявке

Перед началом работы убедитесь, что в личном кабинете создана комиссия и заполнены e-mail адреса членов комиссии. Для этого:

• перейдите в виджет "Управление пользователями", раздел "Управление составами комиссий" (страница "Реестр комиссий");
• создайте новую комиссию или редактируйте существующую, если необходимо обновить её состав (подробнее об управлении составами комиссий см. в документе "Управление пользователями" раздела "Личный кабинет/ ЛК по 223-ФЗ и коммерции" в Общих правилах Базы знаний);
• добавьте и сохраните e-mail адрес для каждого члена комиссии, если он не был добавлен ранее.

При выборе комиссии в протоколе e-mail адреса членов комиссии автоматически подтянутся из ЛК.

Для добавления решений членов комиссии по каждой заявке в протоколе необходимо выполнить следующие действия.

1. Установка флажка "Добавить решение членов комиссии по каждой заявке"

• На форме протокола найдите поле "Добавить решение членов комиссии по каждой заявке" и установите флажок рядом с этим полем.
• После этого появится кнопка Выбрать, нажмите на неё для перехода к выбору комиссии (комиссии формируются в виджете "Управление пользователями" ЛК, раздел "Управление составами комиссий").

2. Выбор комиссии

• Откроется окно со списком доступных комиссий. В последнем столбце каждой строки будет ссылка "Выбрать".

• Нажмите ссылку "Выбрать" в строке с нужной комиссией, и эта комиссия будет добавлена в протокол.
• После добавления комиссии в протоколе отобразится таблица с членами комиссии. В таблице будут следующие столбцы:
  • Фамилия, имя, отчество;
  • Роль;
  • Присутствует (можно установить или снять флажок);
  • E-mail (адреса подтягиваются из личного кабинета, но их можно редактировать).

3. Подтверждение присутствия членов комиссии

• По умолчанию все члены комиссии отмечены флажком "Присутствует" (флажки установлены).
• Если необходимо исключить кого-либо, снимите флажок в столбце "Присутствует" для члена комиссии.
• Убедитесь, что в столбце "E-mail" указаны адреса электронной почты тех членов комиссии, которые остаются с флажком "Присутствует". Эти адреса будут использоваться для рассылки уведомления о необходимости подписать протокол ЭП.

Примечание.
Функционал подписания протоколов ЭП членами комиссии реализован только для следующих протоколов:

• Протокол рассмотрения заявок;

• Протокол рассмотрения первых частей заявок;

• Протокол рассмотрения вторых частей заявок;

• Протокол рассмотрения заявок и подведения итогов;

• Протокол подведения итогов.

4. Выбор варианта принятия решения

• После добавления комиссии появляется группа переключателей, определяющая вариант принятия решения членами комиссии по каждой заявке:
  • Единогласное решение всех членов комиссии по каждой заявке.
  • Решение каждого члена комиссии по каждой заявке.
• Если выбран вариант с единогласным решением, процесс ничем не отличается от обычного.
• Если выбран вариант с индивидуальным решением каждого члена комиссии, появится ссылка для указания решения каждого отмеченного флажком члена комиссии.

5. Отправка протокола на подписание

• В панели действий протокола нажмите ссылку "Отправить на подписание членам комиссии".
• Убедитесь, что к протоколу прикреплён файл. Рассылка членам комиссии невозможна без прикреплённого файла.
• Откроется модальное окно со списком членов комиссии, в правом нижнем углу нажмите кнопку Отправить. Члены комиссии получат уведомления со ссылкой на форму подписания протокола ЭП.

6. Просмотр ЭП членов комиссии

• В панели действий протокола нажмите ссылку "Посмотреть ЭП членов комиссии". Откроется таблица просмотра подписей.

7. Публикация протокола

• Нажмите ссылку "Подписать и опубликовать", и система проверит наличие подписей всех присутствующих членов комиссии.
• Если комплект подписей неполон, выдаётся сообщение об ошибке и публикация протокола блокируется.

После публикации протокола создается DOCX-файл – копия прикреплённого к протоколу документа с оттиском. Оттиск всех подписей, которыми подписали файл протокола, отображается в конце документа на отдельной странице в следующем виде:

Внимание!
Файл к протоколу с ЭП членов комиссии формируется только в том случае, если исходный прикреплённый к протоколу файл был в форматах .docx/.doc.

8. Расширенная выгрузка протокола в Word

После сохранения черновика или публикации протокола в панели действий доступна ссылка "Расширенная выгрузка Word" для скачивания протокола в формате Word. В печатной форме указываются только присутствующие члены комиссии.

Исключение: для заказчика ГКУ "Забайкальский центр государственных закупок" в печатной форме протокола отображаются ФИО, роль и статус присутствия всех членов комиссии — как присутствующих, так и отсутствующих.

9. Интеграция с ЕИС

В протокол, направляемый в ЕИС, будет добавлена информация о закупочной комиссии.